Les bureaux ouverts visent à stimuler la collaboration et l’innovation mais ont souvent exactement l’effet inverse. Voici comment exploiter leur promesse perdue de productivité.
Les organisations informatiques ont adopté les plans de bureaux ouverts pour stimuler les économies et la flexibilité et pour augmenter la collaboration et la productivité. Mais certains employés de l’informatique affirment que les plans de bureaux ouverts ont exactement l’effet inverse.
« Honnêtement, c’est un cauchemar, et je déteste ça », déclare un ingénieur système senior d’une société d’édition mondiale qui a souhaité rester anonyme. « C’est chaotique. C’est frustrant. Je ne peux pas m’absenter pour faire ce dont j’ai besoin ; soit je finis par travailler très tard pour profiter du moment où tout le monde rentre chez soi, soit je travaille de chez moi. » Cliquez ici pour tout savoir sur l open space !
L’essor de la culture de bureau » workaround «
Meghan Kelly, spécialiste UX chez Elsevier à Philadelphie, aime la spontanéité et l’atmosphère conviviale d’un bureau ouvert, et pense que cela contribue à améliorer le moral et la loyauté. « Je suis une personne vraiment sociale, donc j’adore avoir un bureau ouvert. Je pense qu’il est beaucoup plus facile d’avoir des conversations avec les collègues pour s’assurer que vous êtes sur la même longueur d’onde ou si vous avez une simple question de suivi », dit Kelly. « Je pense que c’est aussi un bon moyen de développer la camaraderie. Cela me fait me sentir plus investi dans mon entreprise parce que cela m’aide à sentir que je fais partie d’une communauté. »
C’est peut-être vrai pour certains, mais les plans de bureaux ouverts n’ont pas tenu les promesses d’une productivité accrue et d’une collaboration spontanée, dit Tom A., un consultant technique qui a souhaité rester anonyme.
Il dit que l’absence de frontières physiques a forcé les travailleurs à s’appuyer davantage sur la technologie au lieu de conversations en face à face. De nombreux employés de bureau utilisent la technologie pour atténuer les distractions et maintenir leur productivité ; des casques anti-bruit, par exemple, et une utilisation accrue des applis de collaboration comme Slack et des technologies de chat et de messagerie, dit-il.
Cette dépendance accrue à la technologie est en conflit direct avec l’objectif déclaré des plans de bureaux ouverts, et ce changement oblige également les travailleurs à consacrer plus de temps au filtrage des messages. Les travailleurs ont dû créer leur propre étiquette pour les interactions personnelles et la communication, ce qui finit par entraver la collaboration au lieu de la favoriser. Dans les bureaux ouverts, dit Tom A., les travailleurs sont moins disposés à interrompre leurs collègues et à devenir une distraction de plus, de sorte qu’ils passent par un processus d’escalade pour tendre la main.
Comment rendre les bureaux ouverts productifs
Que peuvent faire les organisations pour que les plans de bureaux ouverts fonctionnent pour tout le monde ? Cela commence par une communication claire de la part de la direction, explique Alan Stukalsky, chief digital officer chez Randstad USA, qui a géré la transition de son organisation vers les bureaux ouverts.
Tout d’abord, comprenez qu’il ne s’agit pas d’un plan unique, quoi que les professionnels de l’immobilier veuillent vous faire croire, dit-il. « En termes d’immobilier, ils diront : « Oh, eh bien, si vous avez 25 % de vos employés qui ne sont pas au bureau tous les jours, et que vous devez réduire votre espace de bureau d’un certain pourcentage, alors nous pouvons supprimer cet espace et vous réduirez vos coûts. Ce n’est pas une bonne façon d’aborder la question, car vous imposez cela à tout le monde. Nous avons basé ces aménagements sur une base équipe par équipe, et cela a fait toute la différence « , dit-il.
Chaque équipe fixe les règles et les attentes pour elle-même, et décide de ce qui la rendra la plus confortable et la plus apte à faire son travail, dit Stukalsky. Cela a augmenté l’adhésion globale ainsi que le moral et l’engagement.
« Cela est même lié à notre code vestimentaire parce que nous sommes dans un bureau ouvert et que tout le monde est super visible, nous avons décidé d’une politique « Habillez-vous pour votre journée » qui est basée sur la personne que vous rencontrez et avec qui vous allez interagir. Si vous êtes appelé toute la journée, vous n’avez pas besoin de porter un costume. Si vous rencontrez des clients, vous devez vous habiller pour l’occasion. Donc, cela rend les gens beaucoup plus à l’aise « , dit-il.
Bien que cela puisse sembler être une évidence, Stukalsky a éliminé l’anxiété des gens qui pensaient devoir s’habiller de manière plus formelle pour sauver les apparences. « Nous avons appris que les employés s’habillaient de manière plus professionnelle parce qu’ils se sentaient obligés de le faire, parce que tout le monde le faisait. Nous avons rendu les attentes claires – et cela a mis les employés à l’aise, et plus à l’aise « , dit-il.
S’ouvrir à la flexibilité
En plus d’habiliter la contribution de l’équipe, le choix est essentiel. Pour répondre à la grande variété de styles de travail et à l’évolution des besoins en matière de travail et de collaboration, les bureaux ouverts doivent offrir plusieurs choix d’espaces de travail, explique Amy Barzdukas, vice-présidente exécutive et directrice du marketing de Poly. Les salles de réunion, les cabines téléphoniques, les espaces de rassemblement ouverts et les espaces fermés flexibles sont tous aussi importants pour un plan de bureau ouvert réussi que les espaces de travail ouverts.
« Avoir ce choix est essentiel pour l’expérience des employés – votre immobilier n’est pas votre dépense n° 1, vos employés le sont. Faire ce changement a un impact sur l’expérience de vos employés, et cet EX signifie la différence entre garder et perdre des talents « , dit-elle. « Offrir ce choix et disposer d’une variété d’espaces signifie que si les travailleurs ont besoin de s’éloigner du bruit, ils le peuvent. S’ils aiment être au milieu des choses, ils le peuvent. »
Cela signifie repenser les espaces traditionnels tels que les salles de conférence, dit Stukalsky. Lorsque Randstad a remodelé ses espaces de travail, ses équipes ont découvert qu’elles n’avaient plus besoin d’autant de salles de conférence de taille moyenne.
« Nous avons maintenant besoin de beaucoup plus de petites salles pour une ou deux personnes, peut-être d’une grande salle de conférence et de moins d’espaces de conférence de taille moyenne. Parce que les plans ouverts ont supprimé les bureaux des responsables directs, nous voyons plus de réunions à huis clos entre les responsables et les employés qui utilisent mieux ces petites salles « , dit-il.
Des modalités de travail flexibles et à distance devraient également être disponibles, dit Barzdukas, surtout si un plan ouvert est truffé de distractions. Bien que cette séparation ne soit pas toujours la meilleure pour la cohésion et pour faciliter la culture de bureau, elle est importante pour favoriser l’engagement et la confiance que les employés peuvent faire ce dont ils ont besoin pour être productifs.
« Nous avons appris, aussi, que la communication est essentielle concernant quand vous travaillez à distance par rapport à quand vous êtes au bureau sont vraiment importants », dit Stukalsky. « Si vous savez que vous allez travailler à domicile, mettez à jour votre courrier électronique avec un message « hors du bureau » et ; un panneau sur votre bureau avec vos coordonnées pour que les gens sachent à quoi s’attendre. Nous voulions supprimer tous les obstacles inutiles à la communication. »
Établir de nouvelles normes culturelles dans un monde de bureaux ouverts
Pour que les bureaux ouverts soient vraiment productifs, les organisations doivent favoriser de nouveaux modes d’interaction, qu’il s’agisse d’un changement de mentalité culturelle ou de la nécessité d’investissements techniques.
Les employés devraient être habilités à définir leur propre étiquette pour les espaces de bureaux ouverts, également, et les dirigeants devraient aider à s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde, dit Barzdukas. Par exemple, développer un signal « ne pas déranger », ou mettre une lumière sur votre bureau qui indique votre disponibilité. En outre, il est utile de surcorriger délibérément vers les interactions en face à face pour encourager le type de collaboration que les organisations recherchent.
« Cela peut prendre plus de temps, mais vous pouvez pécher par excès d’interaction », dit-elle. « Au lieu d’essayer de résoudre un problème sur une application de collaboration, peut-être un rapide, ‘Avez-vous le temps de discuter ? Trouvons une salle de caucus’ peut être utile. » Une fois les normes culturelles établies, cela devient une seconde nature, dit-elle.
Veuillez vous assurer que vos employés sont équipés de tout ce dont ils ont besoin pour accomplir leur travail, où qu’ils soient, dit Stukalsky.
